Protokół kontroli przeprowadzony przez ZACHODNIOPOMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Szczecinie Wydział Spraw Obywatelskich i Migracji z dnia 23 czerwca 2005 r

ZACHODNIOPOMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI

W Szczecinie

Wydział Spraw Obywatelskich i Migracji

O.1.LJ.5111/53/2005

PROTOKÓŁ

Kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Sławoborzu.

Kontrolę problemową przeprowadził Lech Jakóbowski – kierownik oddziału w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, skierowany przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, posiadający upoważnienie 18/2005 r.

Kontrole rozpoczęto i zakończono w dniu 23 czerwca 2005 r. Fakt jej przeprowadzenia wpisano w książce kontroli pod nr 1/2005.

Ustalenia.

I.                    Dowody osobiste

Biuro dowodów osobistych znajduje się na parterze budynku. Dowody osobiste, formularze, koperty dowodowe oraz pieczęcie są właściwie zabezpieczone. W oknach są zainstalowane kraty. Jak poinformowała p. Zajączkowska, w pomieszczeniu mają zostać zainstalowane drzwi antywłamaniowe. Wewnętrzne drzwi do archiwum są obite blachą.

W Urzędzie, do obsługi systemu wydawania dowodów osobistych jest przeszkolona jedna osoba, która posługuje się imienną kartą chipową. Jak oświadczyła p. Zajączkowska, osoby nie uprawnione nie mają dostępu do informatycznego systemu wydawania dowodów osobistych. Jest to zgodne z zaleceniami MSWiA oraz z pismem Zastępcy Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Nr SO.1.LJ.5112/14/2003 z dnia 17.04.2003 r.

Według osoby udzielającej wyjaśnień, sprzęt komputerowy używany w systemie dowodów osobistych zawiera wyłącznie oryginalne oprogramowanie i nie jest używany do realizacji zadań nie związanych z dowodami osobistymi.

Osoby ubiegające się o wydanie dowodu osobistego zgłaszają się osobiście, otrzymują stosowny druk i są odpowiednio pouczane. Stwierdzono właściwe potwierdzenie w miejscowym USC zgodności danych zawartych we wniosku.

Podczas kontroli kopert dowodowych stwierdzono, że wnioski o wydanie dowodu dla osoby małoletniej powyżej 13 roku życia są przyjmowane w obecności rodzica lub opiekuna, których dane są sprawdzone przez pracownika przyjmującego wniosek. Sprawdzono formularze B: 4046391, 4926198, 6276329, 6276334, 627641, 6601408, 6601425, 6601425, 6601453, 6601456. Na wnioskach dowodowych złożone są stosowne podpisy rodzica lub opiekuna.

W 7 z powyższych przypadków stwierdzono pobieranie opłaty skarbowej 5 zł z tytułu złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego. Jest to niezgodne z załącznikiem do ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. Dz 2004 r. Nr 253, poz. 2532 ze zm), który nakłada obowiązek zwolnienia z opłaty skarbowej podań i załączników od podań o wydanie dowodu osobistego.

Uzgodniono, że z dniem kontroli zaprzestaje się pobierania opłaty skarbowej od złożonego wniosku o wydanie dowodu osobistego.

Do dnia kontroli przyjęto 2 wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej do 13 roku życia. Zostały zrealizowane za pośrednictwem Centrum Personalizacji Dokumentów, są ujęte w stosownym Rejestrze Dowodów Osobistych. Obecnie w Urzędzie jest zainstalowany program umożliwiający wydawanie tych wniosków za pomocą dostępnego systemu informatycznego. Po jego zainstalowaniu nie były jeszcze przyjmowane wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osób poniżej 13 roku życia.

Opłaty za wydanie dowodu osobistego są przyjmowane w kasie Urzędu. Zgodnie z zobowiązującymi przepisami wpłaty są dokonywane przed złożeniem wniosku o wydanie dowodu osobistego.

W 2005 r. do dnia kontroli przekazano na konto Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie kwotę 7.039,50 zł z tytułu opłat za wydanie dowodów osobistych. Koperty dowodowe zawierają załączone do wniosków właściwie wypełnione oryginały dowodów wpłat.

Odbiór dowodów osobistych jest przez wnioskodawców właściwie potwierdzony na części B formularza. W przypadku utraty części B formularza przyjmowane jest stosowne oświadczenie.

Stwierdzono jeden przypadek wydania dowodu osobistego dla osoby, która nabyła obywatelstwo polskie, formularz B 1542567. W kopercie dowodowej znajduje się zaświadczenie o nadaniu obywatelstwa polskiego. Na wniosku o wydanie dowodu osobistego znajduje się adnotacja o zwróceniu do wystawcy karty pobytu stałego.

Nie stwierdzono przypadku zwrócenia dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie.

Wymienione dowody osobiste są kasowane i oddawane interesantowi zgodnie z obowiązującymi ustawami. W chwili wydania nowego dowodu osobistego jest aktualizowana baza ewidencji ludności.

Koperty dowodowe są układane według serii i numerów wydawanych dowodów osobistych. Przejrzano wyrywkowo 50 kopert dowodowych.

W 2005 roku do dnia kontroli, Urząd otrzymał z Centrum Personalizacji Dokumentów 235 dowodów osobistych, przekazał 250 wniosków do realizacji.

W kontrolowanym okresie nie zaistniał przypadek utraty formularza. 4 formularze zostały uszkodzone (nieprawidłowy podpis, błąd drukarki). Są one ujęte w stosownym rejestrze i znajdują się w osobnej teczce oraz w kopertach dowodowych.

Stwierdzono zgodność ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych z art. 44e ust 3 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 roku o ewidencji ludności i dowodów osobistych. Wyrywkowo sprawdzono zgodność daty odbioru dowodu osobistego z datą wprowadzenia do systemu SOO. Stwierdzono zgodność wprowadzonych danych.

Dane do centrum personalizacji są przekazywane drogą awaryjną. W Urzędzie jest już zainstalowane odpowiednie oprzyrządowanie, jednak brak jeszcze karty SIM. O awaryjnym funkcjonowaniu jest powiadomiony Dyrektor Departamentu Rejestrów Państwowych MSWiA.

Wyprodukowane dowody z Komendy Powiatowej odbierają upoważnieni pracownicy Urzędu po uprzednim uzgodnieniu telefonicznym.

Kontrolujący zapoznał się ze sposobem przyjmowania wniosków o wydanie dowodów osobistych, sprawdzanie danych zawartych we wniosku oraz wydawanie wyprodukowanych dowodów osobistych.

W czasie kontroli stwierdzono, że dowody osobiste są wydawane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

II Zgodność bazy danych ewidencji ludności oraz rejestru wyborców.

W urzędzie ewidencja ludności i rejestr wyborców są prowadzone w systemie komputerowym i kartotecznym.

Spis uprawnionych do wzięcia udziału w wyborach wykonuje Urząd Gminy.

W 2004 i 2005 r. Wójt nie wydawał decyzji o wpisaniu do rejestru wyborców. Stwierdzono zgodność bazy danych ewidencji ludności oraz rejestru wyborców. Sprawdzono zgodność bazy danych ewidencji ludności oraz rejestru wyborców. Sprawdzono zgodność danych zawartych w kwartalnym meldunku z dnia 31.03.2005 r. o liczbie wyborców objętych rejestrem wyborców. Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kierownik kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią protokołu, przysługuje następujące uprawnienia:

1. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie co do jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania do podpisu.
2. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy i nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, egzemplarzach których jeden pozostawiono w jednostce kontrolnej.